Учимся сохранять документ Office 2007 в PDF

При работе с различными документами используется специальный редактор, который позволяет вносить правки, вводить новую информацию, форматировать контент и выполнять другие операции. Например, сейчас многие предпочитают купить Office 2007, потому что он поддерживает все актуальные форматы документов: текстовые в Word, таблицы в Excel, презентации в PowerPoint и многое другое.

Однако есть еще один формат, который крайне востребован – PDF. Он используется в типографиях, при печати документов, при создании документаций и инструкций. И нередко при работе в том же Word многие пользователи хотят сохранить готовый документ в этом формате. Но не находят функции «Save as PDF». Можно ли как-то решить эту проблему? Да, для этого предусмотрено несколько решений: от самой компании Microsoft и до сторонних.

Надстройка для Office 2007 для конвертации в PDF

В базовом функционале Офиса нет подобной функции. Поэтому все, что вы можете – это сохранить документ в стандартных форматах: doc, docx, rtf, xls и так далее. Но что, если вам нужен PDF-формат для дальнейшего использования или передачи файлов. Возникает вопрос: как сохранить Ворд в ПДФ? Для этого необходимо загрузить с официального сайта Microsoft специальную надстройку для сохранения в формате PDF или XPS. Просто наберите соответствующий запрос в поисковой системе и получите ссылку на загрузку файла под названием  SaveAsPDFandXPS.exe. Скачайте его в нужное место и выполните следующие шаги:

• запустите инсталлятор;
• ознакомьтесь с описанием и поставьте галочку, что согласны на условия лицензионного соглашения, нажмите «Продолжить»;
• дождитесь установки.

Весь процесс проходит автоматически, вам не нужно вручную копировать файлы или проводить иные манипуляции. Когда процедура закончится, вы получите соответствующее уведомление. Если надстройка установилась некорректно, или у вас не появилась функция «Сохранение Office 2007 в PDF», то тут может быть два варианта:

• у вас установлена другая версия Офиса;
• инсталляция Офиса ранее произошла с ошибками.

В первом случае загрузите другую версию надстройки. Во втором необходимо полностью удалить пакет редакторов и установить его с нуля. Если же инсталляция надстройки прошла успешно, и нет никаких ошибок, то теперь вы получаете необходимую функцию. Причем с ее помощью вы можете как сохранить Эксель в ПДФ, так и поработать с другими форматами документов. Чтобы это сделать, достаточно выполнить следующие шаги:

• открыть в нужном редакторе файл и произвести необходимые изменения;
• выбрать в меню пункт «Сохранить как»;
• в правом окне выбрать «PDF или XPS»;
• нажать на кнопку и выбрать место сохранения.

Все готово. И не беспокойтесь о втором формате. XPS – это электронный формат файла, в котором полностью сохраняется форматирование документа для одинакового отображения на всех компьютерах и при печати.

Сторонние программы для конвертации в PDF

Помимо штатного предложения от компании Microsoft, есть и сторонние способы осуществления операции. Например, чтобы сохранить Office 2007 в PDF вы можете использовать программу doPDF. Она имеет небольшой вес и быстро устанавливается. После инсталляции вам нужно сделать следующее:

• открыть необходимый документ, например, Word;
• выбрать из меню слева «Файл – Печать – Печать»;
• в новом окне в списке устройств найти пункт doPDF и нажать Ok;
• в новом меню нажать «Обзор» и выбрать место сохранения.

Все готово – doc файл переведен в формат PDF. Этот вариант хорош тем, что подходит не только для Офиса 2007, но и для других редакций. Поэтому можете пользоваться и им.